Wyobraź sobie firmę, która w każdym oddziale (niezależnie od miasta, kraju) dostarcza takie same produkty. Nawet nowy pracownik, wie dokładnie, co ma robić i już od pierwszych dni swojej pracy jest w stanie generować zyski. Czy taka firma istnieje? Oczywiście. To nic innego, jak McDonald – świątynia standardów! Każda wykonywana czynność, począwszy od solenia frytek, poprzez ich nakładanie i podawanie, jest jasno określona i przedstawiona w sposób wizualny, dzięki czemu pracownicy wiedzą dokładnie, co mają robić, a klienci są pewni jakości swoich zamówień niezależnie od miejsca na świecie, w którym się właśnie znajdują. Co jest kluczem do sukcesu? Standardy. Prosty do skopiowania w każdej placówce system. Jakie korzyści mogą przynieść Twojej firmie?
Standard – co to jest?
Standard określa jednoznaczny sposób wykonania danej czynności (procesu). Instrukcja, która znajduje się na stanowisku to narzędzie, które służy do opisania standardu. Musi zawierać w sobie następujące informacje:
- Co musi zostać wykonane?
- Jakie kroki należy kolejno wykonać?
- Jakich narzędzi należy użyć w trakcie wykonywania poszczególnych czynności?
- Na co należy zwrócić szczególną uwagę?
Jak zacząć tworzyć standardy? Na co zwrócić uwagę?
Tworzenie standardu zaczynamy od dokładnej obserwacji. Nie można przygotować instrukcji stanowiskowych i opisów procedur dziale konstrukcji czy u technologa. One muszą się opierać na rzeczywistych czynnościach, które wykonuje pracownik przy swoim stanowisku pracy. Po zaobserwowaniu pełnej sekwencji czynności, składających się na dany proces, należy je zapisać i skonsultować zarówno z pracownikiem, jak i jego przełożonym. Podczas analizy zapisanych czynności trzeba ocenić, czy dany sposób wykonywania tego zadania jest rzeczywiście najlepszy: czy zapewnia odpowiednią jakość, jest efektywny czasowo i materiałowo. Jeżeli obie strony uznają, że opis przedstawia optymalny sposób wykonania czynności, staje się on podstawą do stworzenia instrukcji stanowiskowej.
Po co nam instrukcja stanowiskowa? Jest to usprawnienie pracy pracownika. Bardzo ważne jest, by była ona maksymalnie przejrzysta i łatwa w odbiorze. Właśnie dlatego powinna ona być stworzona wizualnie – czyli tam, gdzie jest to możliwe, tekst należy zastąpić zdjęciem.
Czym się charakteryzuje dobra instrukcja?
- mieści się na stronie A4,
- może być wywieszona obok stanowiska pracy, tak, aby w każdej chwili można było z niej skorzystać.
Podobnie w przypadku procesów biurowych, pomimo tego, że procedury nie są już tak krótkie, to przy ich opisie także należy zamieszczać, tam, gdzie to możliwe zdjęcia lub print screeny ekranu.
Co daje wdrożenie standardów?
Zanim stworzymy instrukcję stanowiskową warto zadać sobie pytanie: po co właściwie to robimy? Co możemy dzięki temu zyskać?
- Powtarzalność. Definicja jakości stanowi, iż jakość to dostarczenie wyrobu o tych samych parametrach w powtarzalny sposób.Trudno nazwać proces produkcji dobrym jakościowo, jeśli raz wytworzymy rzecz dobrą, raz kiepską, a raz średnią. Klient, który decyduje się na skorzystanie z naszych usług, wybiera pewien poziom parametrów jakościowych – w przyszłości chce otrzymywać produkty zgodne z tym wymogiem. Standardy pomogą nam więc poradzić sobie ze zwrotami towaru i zapewnią satysfakcję klienta.
- Przyspieszenie procesu wdrażania pracownika do wykonywania nowych czynności. Nawet początkowo nisko wykwalifikowany pracownik będzie w stanie wykonywać proste prace, a kolejne czynności nie będą czymś nie do przeskoczenia. Struktura instrukcji stanowiskowej ułatwi proces nabywania umiejętności, a dzięki temu dany pracownik będzie potrzebował mniej czasu na naukę i szybciej zacznie przynosić zyski firmie.
- Kontrola nad kosztami – dobrze opracowana instrukcja stanowiskowa obejmuje również normę czasową: wiemy, ile czasu potrzebuje pracownik, by dobrze wykonać daną czynność. Na tej podstawie jesteśmy w stanie szacować czasochłonność całych procesów.
- Możliwość opracowania najlepszej sekwencji czynności, prowadzących do zrealizowania danego zadania. Często zdarza się, że dwie różne osoby wykonują jedno zadanie zupełnie inaczej. Opracowując instrukcję przyglądamy się temu, co dzieje się w przypadku obu tych pracowników. Dzięki temu jesteśmy w stanie wybrać ten sposób wykonywania czynności, który jest lepszy. Bardzo często zdarza się, że to ten najszybszy sposób jest także najlepszym pod względem jakości – im mniej jest kroków do wykonania, tym mniejsza szansa na popełnienie błędu.
Standardy są potężnym narzędziem, dzięki któremu będziemy mogli zapanować nad chaosem, często pojawiającym się w przedsiębiorstwach. Przyspieszają proces wdrażania pracowników, zapewniają najwyższą jakość przy najkrótszym czasie i pomagają kontrolować koszty. Tworzenie i wdrażanie ich może być procesem początkowo trudnym, warto więc zwrócić się o pomoc do firmy posiadającej w tym odpowiednie doświadczenie. Dlatego, jeśli czytając ten artykuł pojawiły się w Twojej głowie jakieś pytania lub wątpliwości, zapraszamy Cię do kontaktu!
Najnowsze komentarze