Godzina 7 rano, trzymając kubek z kawą w dłoni wsiadam do samochodu i wyruszam na spotkanie z klientem. Przejeżdżając zaledwie 700 m zatrzymuję się na skrzyżowaniu, wpatrując w czerwone światło. Oczekując na swoją kolej, przyglądam się mijającym mnie pojazdom, które właśnie odjeżdżają z pasa obok oraz pieszym, którzy wręcz przebiegają przez przejście w pośpiechu. Światło zmienia się na zielone, więc ruszam, kontynuując swoją podróż. Spotykam się w dniu dzisiejszym z klientem, który jest silnie zainspirowany całą filozofią lean, lecz potrzebuje dużego wsparcia w zakresie wdrożenia kultury i przydatnych narzędzi operacyjnych. Model zarządzania w firmie klienta jest daleki od obecnie panujących standardów, a skoro mowa o standardach, to na pierwszy rzut oka ciężko się ich w tej firmie doszukać. Zastanawiam się, jak pomóc klientowi i sprawić, by standardy stały się widoczne i trwałe.
W tym właśnie momencie wracam myślami do chwili, w której stałem na skrzyżowaniu. Co tu właściwie zaszło? Dlaczego samochody zatrzymały się na czerwonym świetle, dlaczego piesi przechodzili przez przejście po tzw. zebrze? Zrozumiałem, jak wzorowym przykładem visual management (zarządzania wizualnego) było to skrzyżowanie. Wszyscy w teorii znamy przepisy ruchu drogowego, wiemy też, że za ich nieprzestrzeganie grozi nam odpowiedzialność karna/cywilna, ale naszym zachowaniem w oparciu o te przepisy kieruje sygnalizacja. W tym wypadku sygnalizacja jest czynnikiem wspierającym przestrzeganie przepisów prawa, czynnikiem wymuszającym zachowanie w celu zwiększenia bezpieczeństwa i efektywnego poruszania się.
Każdy z nas ma zapisane schematy zachowań w pamięci proceduralnej, a sygnalizacja jest bodźcem do ich wyzwolenia. To właśnie tego potrzebuje mój klient – zarządzania wizualnego w całym przekroju organizacji. Jeśli zastanowimy się przez chwilę nad ideą zarządzania wizualnego, szybko dostrzeżemy w naszym otoczeniu szereg informacji dostarczanych nam za pomocą obrazów i dźwięków (skrzyżowania, wskazania temperatury, programatory czasowe z licznikami, wyznaczone ścieżki komunikacyjne w kolejce do odprawy lotniskowej, wskaźniki zużycia klocków hamulcowych czy zbyt niskiego ciśnienia w oponach, sygnalizacja braku płynów w samochodzie, ilości wolnych miejsc na parkingu czy też oznaczenie wolnego miejsca parkingowego), te wszystkie sygnały komunikowane nam są w celu wyzwolenia reakcji bieżącej lub przyszłej.
Skoro na co dzień czerpiemy wiele korzyści z zarządzania wizualnego, dlaczego tak rzadko spotykamy je w przedsiębiorstwach? Jest to chyba jedna z najprostszych, a zarazem najbardziej niedocenionych metod zarządzania. Aby zarządzanie wizualne przyniosło korzyści firmie musimy zadbać o to, aby wspierało cele i standardy w firmie, z czasem stając się standardem samym w sobie.
Jakie zatem funkcje pełni zarządzanie wizualne?
1. Uwidacznia problemy
Zarządzanie wizualne ma sprawić, że problemy będą łatwo dostrzegalne. Stosując łatwą i szybką metodę porównania ze standardem będziemy w stanie wychwycić odchylenia od normy.
2. Informuje
Zwizualizowane, aktualne i ogólnodostępne informacje sprzyjają lepszej komunikacji i współpracy w firmie.
3. Komunikuje cele
Zarządzanie wizualne prezentuje cele , a także na bieżąco wskazuje stopień ich realizacji. Komunikacja celów ma również aspekt psychologiczny samospełniającej się przepowiedni.
Funkcje te powinny być realizowane przez kierownictwo każdego dnia przynajmniej w 5 obszarach zwanych 5M [z angielskiego] ( manpower – siła robocza, machines-maszyny, materials-materiały, methods-metody, measurements-pomiary ). Dobrze wdrożone zarządzanie wizualne w firmie charakteryzuje się wizualizacją pracy właśnie w obszarach 5M. Czego zatem dotyczą wizualizacje w tych obszarach? W gruncie rzeczy zależy to od specyfiki danej organizacji, jej problemów oraz celów. Na potrzeby artykułu posłużę się najczęstszymi przykładami z każdego obszaru.
Manpower – siła robocza.
- ilości sugestii w programach Kaizen
- umiejętności poszczególnych pracowników (skill matrix)
- weryfikacja pracy operatorów w oparciu o standardowe arkusze pracy znajdujące się na stanowiskach
- opaski dla nowych pracowników w trakcie szkolenia
- rozróżnienie kolorystyczne stanowisk pracowników (np. kolory koszulek)
Machines – maszyny
- andony (informacje świetlne dotyczące pracy maszyn)
- wizualizacje punktów czynności prewencyjnych
- red tag (czerwone kartki informujące o dysfunkcjach maszyny)
Materials- materiały
- oznakowane pola odkładcze
- Kanban, karty kanban
- oznaczenia poziomów min max zapasów
Methods – metody
- karty pracy standardowej
- lekcje jedno-punktowe
- piktogramy
- karty standardu stanowiska 5S
Measurements – pomiary
- etykietowanie narzędzi pomiarowych
- wskazanie bezpiecznych zakresów pracy urządzeń
- weryfikacja poprawności procesu ( SPC, X-R)
- alarmy dźwiękowe przy przekroczeniu stężeń lub wycieku
Jakie są zatem formy zarządzania wizualnego stosowane współcześnie w przemyśle?
Zaczynając od najprostszych:
Tabele, tablice, harmonogramy, wykresy, wskazówki, kierunkowskazy
po ściśle związane z procesami:
instrukcje operacyjne, instrukcje bhp, arkusze pracy standardowej, lekcje jedno-punktowe, karty 5S,
po bardziej zaawansowane technologicznie:
monitory, ekrany, tablice andon, systemy monitorowania wyników w czasie rzeczywistym.
Bez względu na to z jakiej formy zarządzania wizualnego będzie korzystać przedsiębiorstwo należy pamiętać o:
1. Udostępnianiu informacji w widocznym i powszechnie dostępnym miejscu.
Jest to ważny element komunikacji, udostępniając tego typu informacje w miejscu reprezentacyjnym dla firmy, nadajemy wiarygodności całemu przedsięwzięciu.
2. Aktualizowaniu danych.
Przeterminowane, nieaktualne informacje mogą nieść za sobą bardzo negatywne skutki w postaci braku zaufania i chęci współpracy ze strony pracowników.
3. Prezentowaniu informacji w przejrzysty i zrozumiały sposób dla wszystkich zainteresowanych.
Zaznajomienie się z informacją nie może pochłaniać zbyt wiele czasu, przekaz ma być prosty, krótki i treściwy, a jego forma nie może się zmieniać zbyt często.
Dobrą metodą wdrożenia zarządzania wizualnego jest włączenie w implementację tej metody pracowników wszystkich szczebli organizacji. Oczywistym jest, że ludzie chętniej przestrzegają i stosują się do przyjętych standardów, jeśli są częścią systemu ich tworzenia. Jest to również istotne z punktu widzenia wyboru i wyglądu formy przekazu. Przekaz winien być dostosowany do jego adresatów.
Zarządzanie z wykorzystaniem metody wizualnej ma ogromne znaczenie dla wszystkich działań prowadzonych w firmie, ponieważ zwizualizowane działania zyskują na znaczeniu w świadomości ludzi, budują w pracownikach poczucie misji. Zarządzanie wizualne pomaga identyfikować problemy i uwidaczniać rozbieżności pomiędzy celami, a stanem obecnym. Zarządzanie wizualne jest zatem narzędziem stabilizacji procesu jak również jego doskonalenia. Jest potężnym narzędziem do osiągania celów i daje satysfakcję pracownikom dzięki możliwości obserwacji osiągnięć, możliwości poprawy wyników, jak również monitorowania bieżących postępów.
Skąd ta popularność zarządzania wizualnego?
Świat pędzi do przodu w zawrotnym tempie, coraz częściej jesteśmy zmuszeni do zachowania podzielności uwagi czy wykonywania kilku czynności jednocześnie. Z braku czasu coraz mniej czytamy, choć pęd do wiedzy i jej pochłaniania jest koniecznością. To właśnie zarządzanie wizualne przyszło z pomocą ludzkości: krótkie treści przekazywane w graficzny sposób, infografiki zamiast długich raportów i sprawozdań pozwalają zaoszczędzić nam czas, otrzymując jednocześnie niezbędną nam porcję informacji. Jest to również język uniwersalny, w końcu większość, bo aż 65% społeczeństwa, to wzrokowcy, a treści prezentowane w sposób graficzny są zapamiętywane z 90% skutecznością.
Skoro wiemy już, jakie korzyści niesie za sobą zarządzanie wizualne, to czy nie warto doświadczyć tych korzyści, budując standard zarządzania wizualnego we własnej organizacji?
Słyszysz klakson…? Teraz zapaliło się zielone światło dla Ciebie… Ruszaj.
Najnowsze komentarze