„Przecież to, co mówię, jest jasne, przejrzyste! Dlaczego znowu źle to robią? Czego nie rozumieją?!” – denerwujemy się, gdy kolejne zlecone przez nas zadanie nie jest realizowane tak, jak byśmy sobie tego życzyli. Czy pracownik nas nie rozumie? Może robi na złość? Komunikacja w firmie, czy tego chcemy czy nie, dotyka nas każdego dnia. Jak to więc z nią jest?
Istnienie idealnej komunikacji od zawsze postawione jest pod wielkim znakiem zapytania. Idealna komunikacja czyli taka, w której gdy coś powiem, druga strona zrozumie to dokładnie tak, jak chciałem, a następnie wykona polecenie w stu procentach zgodnie z moimi oczekiwaniami. Stąd, gdy taka „idealna komunikacja” nie istnieje, rośnie w nas złość i frustracja. Skoro ja coś mówię, dlaczego ktoś mnie nie rozumie? Może nie chce rozumieć?
Należy zacząć od znalezienia przyczyny naszego zdenerwowania. Wbrew pozorom jest ona bardzo prosta: to właśnie to silne przekonanie, że to, co mówimy jest zrozumiałe dla naszych odbiorców wzbudza w nas silne emocje. Zamiast niego warto przyjąć, że każdy z nas jest inny: ma inne doświadczenia, inny słownik i inną wrażliwość, w związku z tym to, że nas rozumie, wcale nie jest takie oczywiste! Gdy już założymy, że żyjemy w zupełnie innych światach, będziemy w dobrym punkcie startowym by zadbać o jednoznaczność i łatwość komunikacji w naszej firmie.
Komunikację możemy rozumieć szerzej niż tylko rozmowę z pracownikiem. Kiedy już to zrozumiemy, możemy przyjrzeć się skutkom, jakie ma dla naszej organizacji. Oczywiste jest, że jeśli informacje przekazywane są skutecznie i na czas, współpraca w zespołach oraz świadczenie usług dla klientów przebiega płynnie. Gdy jednak coś idzie nie tak… Denerwujemy się. Doszukujemy złych intencji. Szukamy winnych. Często błędy w komunikacji wpływają na relację z klientem, generują dodatkowe koszty, wydłużają czas realizacji zleceń… Kiedy ostatni raz spotkało to twoją firmę?
Co możemy zrobić, by tego uniknąć? Możemy poszukać odpowiednich szkoleń, które pomogą nam i naszym pracownikom nabyć odpowiednie kompetencje interpersonalne. To dopiero początek. Musimy również zadbać o ten twardszy aspekt komunikacji, nie tylko kompetencje miękkie. Narzędziami, które przyjdą nam tu z pomocą, są na przykład codzienne odprawy. W ciągu kilkunastu minut na początku każdego dnia zespół może wspólnie omówić, co wydarzyło się w dniu poprzednim, rozdzielić zadania, rozwiązać bieżące problemy i ustalić kwestie organizacyjne. Warto dodać do przekazywanych informacji również zapis danych i ustaleń na odpowiednio zaprojektowanej tablicy.
Kolejnym aspektem komunikacji w firmie jest obieg dokumentów – tak papierowych jak i elektronicznych. Co zrobić, by był on bardziej skuteczny? Ustalenie kolejności, w jakiej dany dokument ma być przekazywany pomiędzy poszczególnymi osobami i oddanie tego w formie procedury, zmniejsza ilość popełnianych błędów.
Blisko 80 % problemów występujących w firmach wypływa z niekompletnej, wadliwej komunikacji – innymi słowy ze złego przepływu informacji. Aspekt ten wydaje się być miękki i trudno uchwytny, jednak przekłada się na każdy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa. Działania podejmowane przez pracowników, jeśli opierają się na błędnych danych, nie będą mogły przynieść oczekiwanych rezultatów – pomyłka wcześniej czy później wpłynie na proces. Często zdarza się, że nie doceniamy wpływu tego tak podstawowego tematu jakim jest komunikacja (zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna), a później denerwujemy się, że znów ktoś czegoś nie zrobił, zrobił źle lub za późno. Kierując swoją uwagę zarówno na poprawienie umiejętności komunikacyjnych zatrudnionych osób, jak i narzędzia służące do wspierania klarownej i skutecznej komunikacji w firmie, możemy zmienić więcej, niż nam się wydaje. Lepszy przepływ informacji może wprost przełożyć się na przyspieszenie produkowania lub świadczenia usług dla klienta i obniżenie kosztów, a także wpływa na tę wspomnianą w tytule irytację – której może być w naszej pracy po prostu zdecydowanie mniej.
Najnowsze komentarze