Co składa się na cykl życia projektu?

Każdy projekt przechodzi przez prezentowane poniżej fazy, bez względu na poziom świadomości jego uczestników. Zarządzanie projektem zazwyczaj kojarzy się głównie z etapem trzecim i mniej z czwartym, czyli z wykonaniem projektu oraz jego monitorowaniem.

Ten artykuł opisuje wszystkie pięć etapów cyklu życia projektu:

1. Wprowadzenie
2. Planowanie
3. Wykonanie
4. Monitoring i kontrola
5. Zamknięcie

„Na początku był chaos” Mit o początku świata

Często chaos pojawia się w początkowych fazach projektu ze względu na wiele czynników. Co zrobić, żeby tego uniknąć? Kluczowe jest odpowiednie wprowadzenie (w literaturze angielskojęzycznej Initiation) w projekt.

W tym miejscu należy przeprowadzić dogłębną analizę biznesową, tzw. Buisness case, dla danego projektu. Analiza taka obejmuje zagadnienia bazowe: opis celu, opis projektu i jego historia. Następnie definiowany jest zakres projektu oraz jego rezultaty, studium wykonywalności. To skutkuje określeniem kosztów oraz interesariuszy projektu.

Na tym etapie właściwe zdefiniowanie zakresu oraz oczekiwanych rezultatów będzie rzutować na wszystkie następujące etapy oraz może generować dodatkowe koszty spowodowane niedopasowaniem do oczekiwań interesariuszy.

Najważniejsze na końcu, ale w projekcie odbywa się na samym początku, powołanie zespołu projektowego. Bez dedykowanych zasobów wypracowanie Wprowadzenia do Projektu jest zdecydowanie trudne i przede wszystkim obarczone ogromnym ryzykiem.

„Gdybym miał osiem godzin na ścięcie drzewa, spędziłbym sześć na ostrzeniu siekiery” A. Lincoln

Ta faza zaczyna się po zatwierdzeniu Wprowadzenia do Projektu. W tym momencie projekt jest dzielony na mniejsze fragmenty, których koniec ma znaczenie strategiczne dla projektu – kamienie milowe projektu.

Etap, w zależności od zaawansowania prac oraz charakterystyki pracy, może być realizowany w formie proaktywnej lub reaktywnej. Pierwszy rodzaj polega na zaplanowaniu projektu przed jego rozpoczęciem, natomiast z reaktywnym mamy doświadczenia w momencie, kiedy następuje modyfikacja niezrealizowanej części planu i dostosowanie planu do nowych wytycznych.

Ta faza koncentruje się na wypracowaniu harmonogramu projektu umiejscowionego w czasie. To powoduje, że należy sporządzić plan finansowy. Korelacja pomiędzy ceną, jakością i terminem realizacji jest doskonale znana, a jej konsekwencje można łatwo przewidzieć na samym początku – w fazie planowania. Efektami tego etapu są harmonogram podziału prac, plan zarządzania ryzykiem, plan finansowy i często plan kontaktu z interesariuszami.

Nie płaci się za zamiary, lecz za pracę, którą wykonano. Mencjusz

Zazwyczaj najtrudniejszy etap każdego projektu, czyli wykonanie albo wdrożenie projektu. W tym momencie wszystkie niedociągnięcia poprzednich etapów stają się wyjątkowo bolesne i dotkliwe.  Rozpoczynamy spotkaniem otwierającym Kick Off. W tym momencie uruchamiana jest też kolejna faza czyli monitoring i kontrola projektu.

W ramach działań tego etapu następują działania rozwojowe – przypisanie zasobów, uprawnień. Kierownik projektu przydziela zadania zespołowi. Ustala, w jaki sposób zespół będzie się komunikował oraz rozliczał postępy.

W ramach postępowania projektu w czasie na bazie spotkań statusowych konieczne jest aktualizowanie harmonogramu projektowego oraz planu budżetowego. Na bieżąco wprowadzane są modyfikacje i działania, które mają na celu utrzymanie odpowiedniego poziomu jakości, terminowości realizacji oraz nieprzekraczania budżetu.

Jakość to ogół właściwości obiektu, wiążących się z jego zdolnością do zaspokojenia potrzeb stwierdzonych i oczekiwanych. PN – ISO 8402:1996

Czwarty etap życia projektu to monitoring i kontrola, czyli odpowiedź na pytanie czy nasz „obiekt” zaspokoi potrzeby stwierdzone i oczekiwane. Rozumienie tej definicji jakości będzie różne dla poszczególnych grup interesariuszy projektu.

Kluczowe jest kontrolowanie postępów prac, co powinno być realizowane przez wiele działań. Regularne spotkania z przeglądami planów akcji, określenie kluczowych wskaźników dla projektu i korelacja ich z czasem. Ten etap projektu wymaga szybkiego podejmowania decyzji w przypadku, gdy potencjalnie mała rzecz nie działa w sposób właściwy, może w przyszłości generować milionowe koszty napraw.

Najlepszym przykładem są akcje serwisowe. Toyota w roku 2010 ściągnęła z rynku na akcje serwisowe 20,5 miliona samochodów ze względu na ryzyko zakleszczenia się pedału gazu w dywaniku samochodowym. Problem powinien zostać wykryty na poziomie testów kolizji realizowanych podczas projektowania samochodu.

Ostatnim etapem jest zamknięcie projektu. To moment podsumowania i oceny. Nawet jeśli decyzją interesariuszy projekt został zamknięty przed czasem i nie zostały zrealizowane wszystkie jego założenia.

W ramach podsumowania najważniejsze elementy to raport końcowy, który zawiera szczegółowe opisy realizowanych prac, efektywność projektu, a także jego rozliczenie budżetowe. Oprócz tych twardych elementów zakończenia projektu, ważne są pozostałe jego składniki. Ocena członków zespołu ma na celu określenie mocnych i słabych cech. To bardzo cenna wskazówka dla rozwoju oraz rekrutacji do przyszłych projektów. Kolejne nieocenione podsumowanie to opracowanie lekcji na podstawie niepowodzeń czy problemów projektowych, które ma na celu wypracowanie odpowiednich procesów, które nie dopuszczą do powtórzenia się tych zjawisk w przyszłych projektach.