Lean management kojarzy się głównie z zakładami produkcyjnymi. Czy te zasady, które sprawdzają się na dużych halach, można zastosować również w biurze? Odpowiedź jest prosta: tak!
Kiedy ktoś wspomina o lean management, wyobrażamy sobie pracownika przy taśmie, który bierze do ręki klucz do przykręcenia śrub. Nie myślimy w ten sposób o pracowniku biurowym, który w swojej szafce przechowuje długopisy, karteczki i kalendarz. Jednak… i jeden, i drugi wykonuje pracę, którą można wykonać gorzej lub lepiej, wolniej lub szybciej, mniej lub bardziej efektywnie.
Tworzenie wartości dla klienta
Zmapowaniu procesów „produkcyjnych” – możliwe, że jest to jeden z najtrudniejszych etapów wprowadzenia zasad lean do pracy biurowej. Mapowanie polega na tym, aby na konkretne zadania wykonywane przez poszczególne osoby popatrzeć jak na łańcuch wykonywanych usług, które finalnie mają doprowadzić do dostarczenia klientowi wartości – produktu lub usługi.
Wytworzenie, a następnie dostarczenie klientowi produktu lub usługi wymaga wykonania wielu powiązanych ze sobą czynności, działań i operacji. Nazywamy je strumieniem wartości (ang. „value stream”). Jest to zarówno przetwarzanie materiałów, jak również informacji. Przyjęcie perspektywy strumienia wartości oznacza konieczność poddania analizie wszystkich czynności w strumieniu. Od momentu złożenia zamówienia aż do dostarczenia produktu (usługi) końcowemu klientowi. Czynności, które nie dodają wartości, muszą zostać wyeliminowane.
Najpierw pytania, potem diagnoza
Warto zacząć od postawienia sobie pytań:
- Jaki jest udział poszczególnych pracowników w ogólnym procesie dostarczania wartości?
- Z jakich etapów składa się praca wykonywana przez każdą zatrudnioną osobę?
Następnie przechodzimy do zdiagnozowania, co w poszczególnych krokach można usprawnić, zmienić, a nawet z czego zrezygnować (jeśli okaże się to np. jedynie zbędną biurokracją). Ważne też, jak można usprawnić procesy zachodzące pomiędzy osobami – czyli np. przekazywanie informacji lub obieg dokumentów. Jest to o tyle skomplikowane, że przepływ czasu i informacji trudniej „dostrzec” niż przekazywanie komponentów pomiędzy halami w zakładzie produkcyjnym.
Jeśli jednak uda się wdrożyć zasady lean w działachk które opierają się na pracy umysłowej, wówczas korzyści będą analogiczne jak w przypadku procesów produkcyjnych:
- krótszy przebieg procesów,
- uproszczenie procedur,
- skrócenie i przyspieszenie obiegu dokumentów i informacji,
- wyeliminowanie marnowania czasu, narzędzi i materiałów.
Narzędzia przydatne w doskonaleniu pracy biurowej
Wprowadzając lean management do biura, możemy skorzystać z wielu narzędzi. W szczególności warto wziąć pod uwagę:
- VSM (ang. value stream mapping, pol. mapowanie strumienia wartości) – narzędzie, którego celem jest mapowanie przepływu materiałów i informacji w procesie produkcji i dostarczenia klientowi danego produktu lub grupy produktów.
- 5S– narzędzie pozwalające na stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy.
- Hoshin kanri– kaskadowanie celów strategicznych na niższe poziomy organizacji przy pomocy planu, w którym zawarte są mierzalne cele, działania, terminy oraz mierniki.
- Zarządzanie wizualne(ang. visual management) – prezentowanie w przejrzysty i czytelny sposób informacji dotyczących procesów. Dzięki czemu m.in. praca jest łatwiejsza, pracownicy popełniają mniej błędów, a problemy i sytuacje niestandardowe są od razu widoczne (co pozwala na szybkie podjęcie działań korygujących).
- Kluczowe wskaźniki efektywności– finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów. Są one m.in. podstawą do inicjowania działań ciągłego doskonalenia.
- Praca standaryzowana (ang. standardized work) – opracowanie i wdrożenie procedur opisujących najprostszy i najbardziej efektywny sposób wykonywania danej czynności. Standardy pomagają również utrzymać wprowadzone usprawnienia.
- Program sugestii pracowniczych(ang. employee suggestion program/scheme, jap. kaizen teian) – formalny program, za pomocą którego pracownicy mogą zgłaszać propozycje usprawnienia swego miejsca pracy, a także innych obszarów i procesów w organizacji.
- Techniki rozwiązywania problemów, m.in. metoda 5x dlaczegoi diagram Ishikawy.
Proste, powtarzalne czynności
Przy pierwszych kontaktach z lean manufacturing może się wydawać, że stosowane tam narzędzia sprawdzają się tylko tam, gdzie wykonywane są proste, powtarzalne czynności, które nie wymagają szczególnego zaangażowania umysłowego. Tak jednak nie jest. Wystarczy tylko dobrze zmapować dany proces, aby go udoskonalać.
Najnowsze komentarze